Faktor Penentu Struktur Organisasi Perusahaan Kecil
Berikut adalah beberapa faktor penentu dalam merancang struktur organisasi untuk perusahaan kecil. Setiap faktor mempengaruhi cara perusahaan menyusun dan mengelola berbagai aspek operasional dan manajerial.
Penjelasan: Ukuran perusahaan adalah faktor utama dalam menentukan struktur organisasi. Perusahaan kecil dengan sedikit karyawan mungkin memerlukan struktur yang lebih sederhana dibandingkan dengan perusahaan besar. Struktur yang lebih kecil cenderung lebih fleksibel dan memerlukan sedikit lapisan manajemen dibandingkan dengan perusahaan yang lebih besar.
Contoh: Perusahaan kecil mungkin menggunakan struktur fungsional di mana setiap karyawan menangani beberapa peran. Sebaliknya, perusahaan yang lebih besar mungkin memerlukan struktur hierarkis dengan banyak lapisan manajerial untuk mengelola berbagai fungsi.
Penjelasan: Jenis industri di mana perusahaan beroperasi mempengaruhi struktur organisasi yang paling sesuai. Industri yang berbeda memerlukan pendekatan yang berbeda dalam pengelolaan dan operasi. Misalnya, perusahaan teknologi mungkin memerlukan struktur yang berbasis proyek, sementara perusahaan manufaktur mungkin lebih cocok dengan struktur fungsional.
Contoh: Perusahaan teknologi mungkin menggunakan struktur matriks untuk mengelola proyek yang melibatkan berbagai tim fungsional. Sementara itu, perusahaan manufaktur mungkin lebih memilih struktur fungsional dengan departemen terpisah untuk produksi, pengadaan, dan distribusi.
Penjelasan: Struktur organisasi harus mendukung strategi bisnis perusahaan. Jika perusahaan berfokus pada inovasi dan pengembangan produk, struktur berbasis proyek atau tim mungkin lebih efektif. Sebaliknya, jika perusahaan berfokus pada efisiensi operasional, struktur fungsional mungkin lebih sesuai.
Contoh: Perusahaan yang berorientasi pada pengembangan produk baru mungkin memilih struktur proyek di mana tim yang terpisah bekerja pada berbagai produk. Sementara perusahaan yang fokus pada efisiensi proses mungkin menggunakan struktur fungsional untuk mengoptimalkan operasi.
Struktur Fungsional
Penjelasan: Struktur fungsional adalah pola di mana perusahaan dibagi berdasarkan fungsi atau departemen spesifik, seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia. Setiap departemen memiliki tanggung jawab khusus dan dipimpin oleh manajer yang bertanggung jawab atas fungsi tersebut.
Cocok untuk: Perusahaan kecil dengan fungsi operasional yang terpisah dan jelas, seperti toko ritel atau perusahaan jasa yang memiliki kebutuhan fungsional yang spesifik.
Pastikan Integrasi Teknologi
Penjelasan: Pastikan bahwa struktur organisasi mendukung integrasi teknologi yang digunakan oleh perusahaan. Struktur harus memungkinkan penggunaan sistem dan alat teknologi secara efektif untuk mendukung operasional.
Contoh: Jika perusahaan menggunakan sistem ERP, pastikan bahwa ada tim atau individu yang bertanggung jawab untuk mengelola dan memanfaatkan sistem tersebut dalam operasi sehari-hari.
Kebutuhan Pelayanan Pelanggan
Penjelasan: Struktur organisasi harus mempertimbangkan cara perusahaan menangani kebutuhan dan permintaan pelanggan. Struktur yang mendukung pelayanan pelanggan yang baik membantu dalam menjaga kepuasan pelanggan dan respon yang cepat terhadap permintaan.
Contoh: Perusahaan yang memberikan layanan pelanggan yang intensif mungkin memilih struktur layanan di mana ada tim khusus yang menangani berbagai aspek dari layanan pelanggan dan dukungan teknis.
Sesuaikan Struktur dengan Pertumbuhan
Penjelasan: Struktur organisasi harus fleksibel untuk menyesuaikan dengan pertumbuhan dan perubahan dalam perusahaan. Evaluasi struktur secara berkala dan lakukan penyesuaian jika diperlukan untuk mengakomodasi ekspansi atau perubahan strategi.
Contoh: Jika perusahaan berkembang dan menambah lini produk baru, pertimbangkan untuk menambah divisi atau departemen baru untuk menangani area baru tersebut.
Administrasi dan Keuangan
Bagian administrasi dan keuangan bertanggung jawab menyusun perihal administrasi perusahaan, mengawasi penyelenggaraan administrasi dan tata usaha, serta mencatat seluruh transaksi keuangan dalam buku jurnal dan buku besar perusahaan.
Divisi ini bertanggung jawab membuat laporan rencana pemasaran dan seluruh biaya yang berhubungan dengannya. Mereka juga bertanggung jawab menata, menyimpan, dan memelihara dokumen-dokumen perusahaan yang berkaitan dengan pemasaran.
Site manager adalah manajer yang bertanggung jawab di lapangan. Mereka memiliki tugas sebagai unit pelaksana yang terjun langsung ke lapangan untuk mengawasi jalannya proyek, serta mempertanggungjawabkan pelaksanaan proyek tersebut.
Product-based divisional structure atau struktur divisi berbasis produk
Struktur divisi berbasis produk terdiri atas beberapa struktur fungsional yang lebih kecil. Setiap bagian dalam struktur divisi dapat memiliki tim pemasaran, tim penjualan sendiri. Dalam hal ini struktur divisi berbasis produk memiliki produknya masing-masing.
Jenis struktur ini ideal untuk organisasi yang memiliki banyak produk sehingga dapat mempersingkat siklus pengembangan produk. Hal ini memungkinkan usaha kecil untuk pergi ke pasar dengan penawaran baru dengan cepat.
Kekurangan dari struktur divisi berbasis produk adalah tim yang terbentuk akan mudah berubah lantaran organisasi berusaha untuk mengembangkan penawaran baru.
Keuntungan struktur divisi berbasis produk adalah perusahaan dan karyawannya dapat merasakan manfaat. Jika satu divisi berkinerja buruk, hal tersebut tidak membuat seluruh organisasi bernilai buruk. Penyebabnya karena ada pemisahan divisi.
Jika produk dari divisi A dapat berkembang, belum tentu divisi lain bisa berkembang. Masing-masing divisi memiliki progresnya dan sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi risiko gagal.
Contoh Jabatan pada Struktur Organisasi Perusahaan
Berikut beberapa contoh jabatan yang biasa ditemukan dalam struktur organisasi perusahaan, mengutip repository.uin-suska.ac.id.
Dewan komisaris sebuah perusahaan membawahi direktur dan bertanggung jawab kepada Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Selain itu, mereka bertanggung jawab mengawasi tindakan direksi dalam pengambilan keputusan agar tidak merugikan perusahaan.
Jabatan ini merupakan puncak dalam sebuah perusahaan. Direktur utama bertanggung jawab atas seluruh aktivitas perusahaan, antara lain: mengawasi jalannya organisasi perusahaan, mengambil kebijakan terkait perusahaan, dan membuat rencana jangka pendek maupun jangka panjang untuk perusahaan.
Organic structure (struktur organik)
Jika bagan struktur mekanistik mewakili pendekatan tradisional dari atas ke bawah, berbeda dengan struktur organik yang justru mewakili pendekatan yang lebih kolaboratif dan fleksibel.
Struktur organisasi ini jauh lebih formal daripada mekanistik, dan mengambil sedikit pendekatan ad-hoc untuk kebutuhan bisnis. Hal ini terkadang dapat membuat rantai komando, baik panjang atau pendek, sulit untuk diuraikan.
Sebagai hasilnya, para pemimpin mungkin memberikan lampu hijau kepada proyek-proyek tertentu lebih cepat tetapi menyebabkan kebingungan dalam pembagian kerja proyek.
Fleksibilitas kemungkinan muncul dalam struktur organik dan membantu bisnis yang menavigasi industri yang bergerak cepat. Struktur organik mengedepankan pada pemberdayaan karyawan di mana karyawan diberi kebebasan untuk mencoba hal-hal baru dan berkembang sebagai profesional.
Teknologi yang Digunakan
Penjelasan: Teknologi yang digunakan perusahaan juga mempengaruhi struktur organisasi. Sistem dan alat yang digunakan dalam operasi memerlukan struktur yang mendukung integrasi dan penggunaan teknologi tersebut.
Contoh: Perusahaan yang mengandalkan sistem ERP atau CRM mungkin menggunakan struktur berbasis sistem, di mana tim yang khusus menangani teknologi tersebut terpisah dari tim operasional lainnya.
